智能文件管理平台实现知识共享

　　大连交大多数办公事务属于跨院系、跨处室应用，在以前手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上百份的纸质表格；交大各学院、学系距离较远，松散分布，存在着损耗时间多、效率低、强度大等现象，容易滋生过程监控难、管理难、协调难等问题。

　　因此，交大力图通过上马协同OA系统，将教程安排、用品购买、代课申请、教务通知、两办公函、行政、财务、人事、后勤管理、附属机构等多个流程规范化，并将这些流程进行电子化、网络化、无纸化处理，以减化中间流转过程，提高办事效率。

　　交通大学在文件库的规划与设置上，一是设置了两办文件库、人事文件库、教务文件库、纪委（监察）库、公共文件库等，用于归档各类流程流转完成的文件，按部门规划文件库；二是设置了管理文件库，用于共享各类管理规定及规章制度等公共信息文档。

　　教务、科研、党务和行政管理是大连交大主要的办公业务，有着大量的跨处室、跨院系的事务需要协同处理。通过上马OA系统，大连交大办文建立了一套完整有序、监管得力的工作流程。

交大调课申请审批流程图

　　领导可对各院校、科室上报的工作计划、财务资金调度、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等随时查询，满足了交大领导高效处理日常事务的工作需要。

　　伴随大连交大半个世纪的发展历程，日积月累形成了海量、重要的档案资料、技术知识，而存在于各院校、学系、处室之间的“信息孤岛”，给档案文件的咨询、查阅、调用及保存带来挑战，方便性、安全性、储存量等问题凸显。

　　大连交大着手改变传统的档案管理模式，建立智能文件管理平台，进行文档资料的交换、发布和存储，形成知识管理型的信息管理机制，实现对内部日常产生的各类文件文档的有序管理和分类保存，推动知识管理促进内部信息学术交流，营造知识共享和知识创新的信息氛围。

四个平台改变传统教务模式

　　通过OA智能办公系统，大连交大重点构建了四个自动化平台、近百个流程运作，主要功能模块均得到充分应用，有效实现了工作协同及知识管理。

　　交大课程调整、会议安排、学生活动、上机审批等日常事务及资源调配安排均在OA中办理与通知，即请即办，即办即批，提高了教学、办公效率。平时新教师入职手续，包括办理电话、上网帐号、IP地址、工资卡号等多项申请也可在OA中实现。

　　会议管理是交大OA一个重点应用，会议召集者使用合强OA系统提供的他人日程功能，看各与会者和各种会议资源(如会议室、投影仪、教具等)的时间安排是否与原定会议时间冲突，作出会议是否改期的决定。

　　就新决定的会议时间，会议召集者通过OA系统提供的会议管理功能，发出会议通知，该会议时间将同时写入各与会者的日程安排中，按照轻重缓急把会议安排得井井有条。

　　对于招生计划、职称评选、财务预算、财务报销、工程建设等重要事项，均可在OA上审批监管有效控制，审批透明、监督有力，使教职工有意识地转变工作作风，增强透明度，提高办事效率。

　　同时，各院校、科室上报的工作计划、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等集中在OA上反馈，交大领导可随时查询，宏观控制，为科学决策提供依据。下图为交大请示报告单流程示意图：

　　请示报告流程简单描述如下：报送人填写请示报告单，送所在部门领导审批；部门领导填写意见，根据报送的内容决定送校领导审批或送相关职能部门；校领导填写审批意见，送相关职能部门；相关职能部门填写意见，通知创建人；创建人得知请示报告结果，将文档归档完成。

　　交大所有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行，改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面，缩短了办公时间；由于实现了电子化流转，全校文件的用纸量、墨的消耗量、电话、传真、信函等费用大幅减少，节省了大量办公经费。

　　交大OA系统覆盖了全校90%以上的机构处室，突破了信息孤岛和门户限制，日常办公模块有近100个流程在运行，电子公告、电子邮件、会议查询、在线短信、电子论坛（学术讨论、党政宣传、合理建议等使用率很高）等模块功能运行良好，信息沟通便捷。

　　交大还充分利用系统的一些辅助功能模块，实现了其它方面的自动化管理，例如物品管理、电子刊物、图书管理等， 使各类资源得到科学利用，另外，一些常用通用的工作工具，如人员通迅录、个人通迅簿、万年历、计算器等等，也为教学工作带来很多便利和帮助。

　　大连交大协同OA系统的成功应用推广，充分推动了大连交大行政办公、教学管理的革新与提高。