抓住关键因素, 建立信息管理制度
    有研究表明，信息管理可以分解成三个问题，即：企业的现状如何？企业希望达到何种目标？如何才能达到？制定信息管理其实与企业通常所从事的其他管理项目并无不同。最关键的一点是，企业中能有职位足够高的管理人员，代表公司全权负责该信息管理实施和执行。同时，需要抓住的关键性的问题是，例如要使本企业有效运作，哪些信息是绝对必须掌握的？我们是否知道这些信息在哪里？我们是否能获得这些信息？我们是否保护好了这些信息？我们是否知道何时应该丢弃这些信息？以及我们投资的信息工具是否能真正帮助找到所需的信息？

    古语云：无规距不成方园。因此，信息管理应该兼顾企业的短、中、长期目标，并要制定一个管理制度，只有这样才能使信息管理与企业目标挂起钩来。无论信息管理包含什么内容，最基本的要求是要将信息管理与企业商业目标挂钩，否则无论建立何种制度都不会有任何效果。高青山认为：“建立不能顺应企业目标的信息管理是毫无意义的，不能为企业服务的IT系统也毫无意义。”

    全员培训意识，推进信息管理改革
    一个项目要成功，核心的要素是要使所有的利益相关者都参与进来，并能获得公司高管的支持。要从较混乱的信息管理方式，过渡到尽可能完善的地步，企业需要认真地进行大改革。

    在信息管理改革中，信息使用者都应该参与，告诉人们怎样正确地使用信息，并且该项改革计划要成为企业内灌输的一种文化。对改革来讲，最关键的是要对信息使用者进行培训，培训他们如何管理信息及如何使用支持信息流的工具或软件。例如尽管电子邮件是当今使用最为普遍的信息工具，但是员工管理电子邮件的技巧很差，充分体现了这方面缺乏培训。

    培训的过程并不一定需要很长，最好是采取步调稍缓的培训计划。例如：①对电邮管理系统做一些简单的改善，就能在信息管理过程中给公司带来立竿见影的效果。②公司层面的信息管理要建立和健全相应的处理流程和制度。③个人文件及档案方面，松散的个人信息是许多企业的特点之一，由于有了功能强大的计算机，使得处理信息的文秘人员以及管理企业文件及档案的人员都非常方便。因此，制定一个关于对员工个人松散信息管理的指导性建议和方案是十分必要的。例如个人在自己管理、建立、保存以及删除自身的文件及信息管理方面的建议，使个人信息也在信息管理的框架内进行。

    建立并管理一个制度应该不是难事，高青山说：“我个人认为，这并不是一门火箭式的复杂科学。其间的挑战仅在于，这是一个覆盖面很广的而且很日常化的话题，所以可能有人会认为它太简单和太枯燥。”但是如果缺乏对信息的管理，或者不能管理好企业内包罗万象的信息资源，企业将付出应有的代价。

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