作者：青岛啤酒集团战略发展部 姜宗祥 王澎

项目管理系统的应用帮助青岛啤酒在快速扩展过程中有效地控制项目风险，并大大降低了项目建设的难度。

2007年2月12日，青岛啤酒第三有限公司年产40万千升啤酒项目一期20万千升项目开工建设；4月23日，青岛啤酒二厂新增20万千升扩建项目竣工；4月24日，青岛啤酒济南新建年产啤酒40万千升的生产项目一期开工奠基；2007年底，青岛啤酒（徐州）彭城有限公司搬迁新建一期也将预计投产……在2007年内，青岛啤酒新建和搬迁的项目就有五个，还有三个扩建项目。

这一切足见青岛啤酒蒸蒸日上的发展势头。但是这对负责管理每个投资规模都达到数亿元项目的战略发展部来说，却是一个很大挑战。那么，青岛啤酒到底有没有找到一个好的方法来管理这些项目呢？

高速扩张背后的困境

啤酒行业是典型的规模经济型工业，规模越大平均成本越低，效益越好。正因为如此，啤酒行业的兼并收购层出不穷。

正是在这样的背景下，青岛啤酒进行了大规模的扩张。扩张的另一面是管理能力的提升。青岛啤酒一系列工程基建项目的投资规模每一个都在数亿元左右，要求战略发展部一定要管好钱，管好进度，管好质量，在向产业集团化兼并扩张之余，重视细化内部管理，从而强化自身的规模效益。

但是在以前，青岛啤酒虽然采取了以项目管理为主的管理理念，但其项目管理的手段还比较落后，只能进行进度管理。以前项目不多的时候，青岛啤酒战略发展部管理这些项目的质量和进度的难度并不是很大。但是，随着战略的调整，工程项目越来越多，而这些工程项目往往远离指挥中心在异地进行建设，项目管控的难度很大，无法对项目的进度、成本进行有效的跟综。这其中关键的因素之一就是各个项目的项目人员素质不一样。总部要想了解项目进度，主要是通过项目人员传真过来的资料。有些项目人员报上来的资料不够详实，总部也就无法实时、准确、完整地了解这些项目的实际情况。此外，工程项目的建设涉及的领域多，知识面广，经验无法保留，无法达到知识共享。

除此以外，虽然各个项目都有资料管理员，但是由于缺乏有效的工具，项目的资料都是在最后才到达管理员手中，资料往往很难齐全。而碰到资料管理员调走或者离开的情况，整个项目的资料就难免遗失。所以要做一个新的项目的时候，相关负责人往往都是没有什么可以参照，只能重头开始。因此，每个项目负责人都必须经验非常丰富。

做项目信息的集纳者

近几年来，青岛啤酒一直非常重视知识管理的建设，于是开始考虑如何通过信息化手段将项目管理起来。

2006年初，青岛啤酒开始项目管理软件的选型。青岛啤酒在选型时根据啤酒行业的特点，要求软件能够实现总部对项目的集权式管理，数据、服务器都集中在总部，各项目只设客户端，使总部成为各项目的信息集纳者。

经历了为期三个月的软件厂商合作伙伴考察，青岛啤酒最后选择了新中大公司的的项目管理软件Psoft。新中大Psoft提出的工程信息UIC门户的理念，能够很好地实现青岛啤酒总部成为信息集纳者的理念：一方面，门户背后的各种通道针对作为项目参与者的各个部门都有一套固定的工作流程，包括审批流程、资金划拨流程、预付款审批流程等，还可以主动提醒需要做事情的项目人员；另一方面，每个项目成员都能随时随地通过门户了解本权限应该了解的信息。

青岛啤酒项目管理系统通过双方工作人员6个月的精心实施，已经正式上线。新系统实现了对新建工厂项目的全过程管理，包括项目招投标管理、合同管理、进度管理、物资管理、质量管理和安全管理等，实现了项目协同办公管理，包括工作流管理、日常办公和事物管理等。

然而，在项目实施过程中却有很多的插曲。任何信息化系统的实施，都会带来对原有工作方式的冲击，同时还会增加业务部门的工作量。青岛啤酒实施项目管理系统时也不例外。所以一开始，青岛啤酒只能强行实施。不过庆幸的是，老总对项目非常支持，使得系统得到很好的推行。一段时间以后，各项目相关负责人就发现了系统的好处。

这其中，徐州某个项目的经历特别值得一提。开始时，该项目的IT负责人对项目管理系统特别不支持，但是一个意外事件让他彻底改变了态度。当时该项目的所有电脑被偷，资料全部丢了。正当整个项目的负责人着急万分时，总部战略发展部告诉他们，这些资料总部已经通过系统备份。从那以后，这位IT负责人开始对项目管理系统赞不绝口。

复制成功项目

目前，青岛啤酒项目管理系统正在开始显示其良好的作用。比如，青岛啤酒投资4亿元的济南啤酒生产基地开工建设以来，通过项目管理系统的规范管理，原来项目部负责人非常担心的一些问题都得到了迎刃而解：不用再担心项目部管理人员不够用，合同管理更加有序，资料和文档整理变得容易了，项目管理部日常的审批、会签等工作也都借助在网上实现了，工程进度可以在网上实时反映……

这只是青岛啤酒项目管理系统效益的一个方面。系统对青岛啤酒战略发展部来说，更多的效益体现在以下几个方面：

首先，项目管理系统帮助青岛啤酒将所有项目管理知识沉淀起来，再建厂或者扩建的时候可以把以往好的经验复制过来，这就变得容易多了。过去由于缺乏有效的工具，青岛啤酒新建厂房的资料都存放在各个项目的负责人手中，这些资料很难跟新的项目进行共享。使用项目管理系统以后，所有项目的资料都存放在系统中，新的项目只要将旧项目的资料稍做修改即可，大大降低了项目进展的难度。这样，即使是新员工也能做到游刃有余。

其次，项目管理软件的应用帮助青岛啤酒实时监控项目的进度，并基本上避免了项目由于内部原因引起的延期。新中大的Psoft中项目进度管理是最令人满意的。系统能够提供实时的项目进度表，并在重要节点提供照片。这样，老总们一看进度表就可以对所有项目的进度一目了然，还可以在开会的时候将所有项目的关键信息提出来讨论。此外，系统还能提供预警功能，一旦项目可能出现延误的情况，系统就标红警示。这时，相关负责人可以据此去查找带来延误的可能原因，并及时想办法来解决。在这种情况下，即使项目因不可抗力因素延期，大家也有心理准备。

再次，项目管理系统帮助青岛啤酒大大加快了项目审批的效率。由于青岛啤酒的项目往往都在异地，过去合同审批、会签的时候经常会遇到相关领导不在的情况，容易造成合同审批、会签的延误，进而耽误项目的进度。通过项目管理系统，青岛啤酒的相关负责人可以随时先在网上进行合同的审批和会签，从而避免了由此带来的延误。

目前所取得的成就，使得青岛啤酒更加积极推广项目管理系统的应用，新建工厂如彭城搬迁新建工厂、日照搬迁工厂、成都新建工厂等都将采用此系统。